KEP ile e-imza arasındaki fark nedir? Hangisi ne zaman kullanılır?

Bir tedarikçi teslim tarihini üçüncü kez kaçırdı ve sözleşmeyi feshetmek istiyorsunuz. Hukuk ekibi "fesih ihtarını KEP ile gönderelim" diyor. Satın alma müdürü "zaten e-imzamız var, e-imzalı PDF'i e-postayla atalım" diyor. İkisi aynı şey değildir ve tacirler arasında bu fark, ihtarın geçerliliğini belirleyebilir.

E-imza neyi kanıtlar?

Güvenli elektronik imza iki şeyi kanıtlar: belgeyi kimin imzaladığını ve belgenin imzadan sonra değişmediğini. 5070 sayılı Kanun'un 5. maddesine göre güvenli elektronik imza, elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur.

E-imza belgenin kendisine bağlıdır. Belgenin nasıl, ne zaman ve kime gönderildiği hakkında bir şey söylemez. E-imzalı bir ihtarnameyi normal e-postayla gönderdiğinizde, ihtarın karşı tarafa ulaştığını ve ne zaman ulaştığını ayrıca kanıtlamanız gerekir.

KEP neyi kanıtlar?

Kayıtlı elektronik posta, iletinin kimden kime, ne zaman gönderildiğini ve teslim edildiğini kanıtlar. KEP hizmet sağlayıcısı gönderimi ve teslimi kayıt altına alır ve bu kayıtlar delil olarak kullanılabilir. KEP, iadeli taahhütlü mektubun elektronik karşılığı gibi düşünülebilir.

KEP tek başına, gönderilen belgenin içeriğini kimin hazırladığını ve onayladığını kanıtlamaz. Bunun için belgenin kendisinin e-imzalı olması gerekir.

Tacirler arası ihtarlarda kanun ne diyor?

Türk Ticaret Kanunu'nun 18. maddesinin üçüncü fıkrası, tacirler arasında diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe ya da sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbar ve ihtarların noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemiyle yapılacağını öngörür.

Bu hüküm iki aracı bir araya getirir: elektronik yolda ihtar hem güvenli elektronik imzalı olmalı hem de KEP ile gönderilmelidir. E-imzalı belgeyi normal e-postayla göndermek ya da imzasız bir metni KEP ile göndermek, maddenin saydığı yollardan biri değildir.

Hangi bildirim için hangi yol?

Sözleşmelere "taraflar arasındaki bildirimler şu KEP adreslerine yapılır" şeklinde bir hüküm koymak, ihtar zamanı geldiğinde adres tartışmasını önler.

E-tebligat ile KEP aynı mı?

Değil. Tebligat Kanunu'nun 7/a maddesi, belirli kişi ve kurumlara resmî tebligatın elektronik yolla yapılmasını düzenler. Bu tebligatlar PTT'nin işlettiği Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi üzerinden yürütülür ve tebligat, muhatabın elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. E-tebligat mahkemeler ve kamu kurumlarının resmî tebligatı içindir. KEP ise tacirlerin birbirleriyle yazışması için de kullanılan bir gönderim hizmetidir.

Fesih ihtarı elektronik ortamda nasıl gönderilir?

1. İhtarnameyi hazırlayın; sözleşmeyi, ihlali ve talebinizi açıkça yazın.
2. Şirketi temsile yetkili kişi ihtarnameyi güvenli elektronik imzayla imzalasın. Yetki konusunu şirket yetkilisi ve imza sirküleri yazısında anlattık.
3. İmzalı ihtarnameyi karşı tarafın KEP adresine KEP ile gönderin.
4. KEP gönderim ve teslim kayıtlarını, imzalı ihtarnameyle birlikte saklayın.

yepp ve KEP

yepp bir KEP hizmeti değildir; ihtar gönderimi yapmaz. yepp'te sözleşmeleri, protokolleri ve beyanları mobil imza ya da e-imza kartıyla güvenli elektronik imzayla imzalatırsınız. İmzalı PDF'i indirip KEP hizmet sağlayıcınız üzerinden gönderebilirsiniz.

İmza PAdES biçiminde belgeye gömülür, zaman damgasıyla saklanır ve KEP ile gönderildiğinde de alıcının doğrulama aracında görünür. Ayrıntılar için nitelikli e-imza sayfasına bakabilirsiniz.