Delil sözleşmesi nedir? Elektronik kayıtlar için neden önemli?

Bir distribütörle her hafta onlarca sipariş onayı alışverişi yapıyorsunuz. Her siparişi güvenli elektronik imzayla imzalatmak pratik değil, bu yüzden siparişler kodla doğrulanan bir onayla kabul ediliyor. Peki bir gün distribütör bir siparişin tutarına itiraz ederse bu onay kaydı senet gibi değer görür mü? Bu soruya önceden cevap vermenin yolu, çerçeve sözleşmeye konulacak bir delil sözleşmesidir.

Delil sözleşmesi nedir?

Delil sözleşmesi, tarafların ileride çıkabilecek bir uyuşmazlıkta hangi delillerin kullanılacağını ve bu delillerin nasıl değerlendirileceğini önceden kararlaştırdığı anlaşmadır. Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 193. maddesi bu imkânı açıkça tanır.

Maddeye göre taraflar, yazılı olarak ya da mahkeme önünde tutanağa geçirilecek imzalı beyanlarıyla:

1. kanunda belirli delillerle ispatı öngörülen vakıaların başka delil ya da delillerle ispatını kararlaştırabilir,
2. belirli delillerle ispatı öngörülmeyen vakıaların da yalnızca belirli delillerle ispatını kabul edebilir.

İlk seçenek elektronik süreçler için özellikle önemlidir.

Elektronik onaylar için neden önemli?

HMK'nın 200. maddesine göre değeri her yıl güncellenen belirli bir tutarı aşan hukuki işlemler senetle ispat edilir. Güvenli elektronik imzalı belge senettir; ama kodla verilen onay senet değildir. Bu yüzden yüksek tutarlı bir siparişin yalnızca kodla onaylandığı durumda ispat tartışması doğabilir.

Delil sözleşmesi bu boşluğu doldurur. Taraflar çerçeve sözleşmede, siparişlerin belirli bir elektronik onay yöntemiyle kabul edileceğini ve bu kayıtların aralarında kesin delil sayılacağını kararlaştırabilir. Böylece senetle ispat kuralı yerine taraflarca kabul edilmiş elektronik kayıt delil olarak kullanılır.

Kodla verilen onayın delil değerini SMS kodu ile onay delil olarak geçerli mi yazısında ele aldık.

Delil sözleşmesinin sınırı nedir?

HMK'nın 193. maddesinin ikinci fıkrası sınırı koyar: taraflardan birinin ispat hakkının kullanımını imkânsız kılan ya da fevkalade güçleştiren delil sözleşmeleri geçersizdir.

Örneğin "uyuşmazlıkta yalnızca satıcının kendi sistem kayıtları delildir, alıcı başka delil sunamaz" şeklinde bir hüküm, alıcının ispat hakkını fevkalade güçleştirdiği için geçersiz sayılabilir. Dengeli bir delil sözleşmesi, her iki tarafın da erişebildiği ve doğrulayabildiği kayıtları esas alır.

İyi bir delil maddesi nasıl yazılır?

1. Yöntemi tanımlayın. Hangi işlemlerin hangi elektronik yöntemle kabul edileceğini yazın: kodla onay, güvenli elektronik imza.
2. Kayıtları tanımlayın. Delil olarak hangi kayıtların kullanılacağını belirtin: belge özeti, onay zamanı, doğrulama yöntemi, işlem günlüğü.
3. Erişimi sağlayın. Her iki tarafın da bu kayıtlara erişebileceğini ve doğrulayabileceğini yazın.
4. İtiraz yolunu açık bırakın. Kayıtların sahte ya da hatalı olduğu iddiasının ispatına imkân tanıyın.
5. Yazılı yapın. Kanun yazılı şekil arar; çerçeve sözleşmeyi güvenli elektronik imzayla ya da ıslak imzayla imzalayın.

Son madde önemlidir: delil sözleşmesinin kendisi yazılı olmalıdır. Çerçeve sözleşme güvenli elektronik imzayla imzalanır, sonraki siparişler kodla onaylanır.

Hangi ilişkilerde delil sözleşmesi işe yarar?

• distribütör, bayi ve tedarikçilerle sık sipariş alışverişi,
• kurumsal müşterilerle hizmet talepleri ve iş emirleri,
• üyelik ya da platform kullanım sözleşmeleri,
• kurum içi onay süreçleri için çalışanlarla yapılan çerçeve düzenlemeler.

Teklif ve sipariş akışının kurulmasını teklif ve sipariş onayı yazısında anlattık.

Tüketiciyle yapılan sözleşmelerde dikkat

Delil sözleşmesi tüketici sözleşmelerinde daha sıkı değerlendirilir. Tüketicinin aleyhine olan ve onunla ayrıca müzakere edilmemiş hükümler haksız şart sayılabilir. Bu yüzden tüketiciyle yapılan sözleşmelerde delil maddesini, tüketicinin ispat imkânını kısıtlamayacak şekilde, açık ve anlaşılır biçimde yazmak gerekir. Maddeyi tek taraflı bir ispat avantajı gibi değil, kayıtların nasıl tutulduğunu anlatan bir hüküm olarak kurun.

yepp ile delil sözleşmesine uygun kayıt

yepp'te kodla verilen her onayın arkasında belgenin SHA-256 özeti, alıcının ekranda gördüğü kabul metni, kodun hangi kanala gittiği ve onay zamanı kaydedilir. Bu kayıtlar zaman damgalı bir delil paketinde toplanır ve yepp'e bağlanmadan bağımsız bir araçla doğrulanabilir. Paketi karşı tarafa da verebilirsiniz; böylece delil maddesindeki "her iki tarafın erişebildiği kayıt" şartı karşılanır.

Çerçeve sözleşmeyi nitelikli imzayla, sonraki siparişleri doğrulanmış onayla aynı yerden yönetebilirsiniz. Onay akışının ayrıntıları doğrulanmış onay sayfasında.