Yüzlerce kişiye toplu belge imzalatma nasıl yapılır?

Yıl başında 400 çalışana yeni ücret protokolü imzalatılacak. Her protokolde çalışanın adı, unvanı ve yeni ücreti farklı. Kâğıt üzerinde bu iş, İK ekibinin iki haftasını alır: yazdırma, birimlere dağıtma, imzaları toplama, eksikleri kovalama, taramak ve dosyalamak. Elektronik ortamda aynı iş birkaç saatlik hazırlık ve birkaç günlük takiptir.

Toplu imza nasıl çalışır?

Toplu imzanın mantığı üç parçadan oluşur: tek bir şablon, bir alıcı listesi ve her alıcı için ayrı bir süreç.

1. Şablon. Belge bir kez hazırlanır. Kişiden kişiye değişen yerler alan olarak işaretlenir: ad, unvan, ücret, başlangıç tarihi.
2. Liste. Alıcılar bir tablodan yüklenir. Her satır bir kişidir; sütunlar şablondaki alanlara karşılık gelir.
3. Ayrı süreçler. Her kişi için kendi bilgileriyle doldurulmuş ayrı bir belge oluşur ve ayrı bir imza süreci başlar.

Son madde önemlidir. Toplu gönderim, herkesin aynı dosyayı imzalaması değildir. Her çalışanın belgesi yalnız kendisine aittir ve yalnız kendisine gösterilir.

Hangi belgeler toplu imzalatılır?

Çalışma koşullarını esaslı biçimde değiştiren protokollerde İş Kanunu'nun 22. maddesi yazılı kabul arar; bunun için güvenli elektronik imza gerekir. Ayrıntısını çalışma koşullarında değişiklik yazısında anlattık.

Toplu gönderimde nelere dikkat edilmeli?

Liste temizliği. En sık hata, listedeki telefon numarası ya da e-posta adresinin yanlış ya da eski olmasıdır. Yanlış numaraya giden kod, belgenin yanlış kişiye ulaşması demektir. Göndermeden önce listeyi güncel personel kaydıyla karşılaştırın.

Önizleme. Şablon ve liste birleştirildiğinde birkaç örnek belgeyi açıp bakın. Tarih biçimi, para birimi, Türkçe karakterler ve uzun unvanların sayfaya sığması bu aşamada kontrol edilir.

Sıra. Belgeyi önce işveren yetkilisi mi imzalayacak, yoksa önce çalışan mı? Yüzlerce belgede yetkilinin her birini tek tek imzalaması zaman alır. Akışı baştan doğru kurun.

Süre. Belgenin ne kadar süre açık kalacağını belirleyin. Esaslı değişiklik protokollerinde altı iş günlük kabul süresi önemlidir.

Takip ve hatırlatma

Toplu gönderimin asıl kazancı takiptedir. Gönderimden sonra her alıcının durumu tek listede görünür: gönderildi, açıldı, imzalandı, reddedildi, bekliyor. Bekleyenlere otomatik hatırlatma gider. Reddedenlerin gerekçesi görülür.

Bu tablo İK'ya iki şey kazandırır. Birincisi, kimin eksik kaldığını aramak gerekmez. İkincisi, süreç sonunda kimin hangi tarihte imzaladığı tek bir rapordan alınır.

İmzalamayanlar ne olacak?

Toplu gönderimde her zaman bir azınlık imzalamaz. Nedeni çoğu zaman tekniktir: mobil imzası yoktur, numarası değişmiştir, bağlantıyı görmemiştir. Bu kişilerle tek tek ilgilenmek gerekir. Mobil imzası olmayan çalışanlar için mobil imzanın nasıl alındığını mobil imza nasıl alınır yazısında anlattık; geçici çözüm olarak bu çalışanların belgelerini ıslak imzayla tamamlamak da mümkündür.

Bir kısmı ise bilinçli olarak imzalamaz. Burada konu teknik değil hukukidir ve iş hukuku uzmanının değerlendirmesi gerekir.

Toplu gönderim sistemlerle nasıl bağlanır?

Her yıl tekrarlanan toplu gönderimler için listeyi elle hazırlamak yerine İK yazılımından ya da bordro sisteminden almak daha güvenlidir. API ile entegrasyonda yeni işe giren her çalışana sözleşme kendiliğinden gider, imzalanan belge personel dosyasına geri yazılır. Entegrasyon seçeneklerini e-imza API entegrasyonu yazısında anlattık.

yepp ile toplu imza

yepp'te belgeyi değişkenli şablon olarak hazırlar, alıcı listesini Excel ile yüklersiniz. Seri gönderimde her kişi için kendi bilgileriyle doldurulmuş ayrı bir belge oluşur. Alıcı bağlantıyı açar; telefondaysa yepp uygulaması açılır ve mobil imza ya da kodla onay uygulamanın içinde tamamlanır. Alıcıların üye olması gerekmez.

Panelde her belgenin durumunu görür, bekleyenlere hatırlatma gönderirsiniz. Her imza ya da onay 1 kontördür. İK ekiplerinin diğer akışları için insan kaynakları çözümü sayfasına bakabilirsiniz.