E-imza fiyatları neye göre değişir? Maliyeti doğru hesaplamak

İK müdürü yıllık bütçe toplantısına hazırlanıyor. Yıl içinde 2.000 iş sözleşmesi, protokol ve politika onayı imzalatılacak. Platformların fiyat sayfaları farklı birimlerle konuşuyor: kullanıcı başına, belge başına, aylık paket. Bazılarında zaman damgası ayrı, bazılarında SMS ayrı. Doğru karşılaştırma için önce maliyetin hangi kalemlerden oluştuğunu bilmek gerekir.

E-imza maliyeti hangi kalemlerden oluşur?

Bir belgenin elektronik ortamda imzalanmasının maliyeti iki tarafa dağılır: imzacının kendi imza aracı ve belgeyi gönderen tarafın kullandığı hizmet.

Bu tablonun ilk iki satırı imzacıya aittir. Bir kurum çalışanına ya da müşterisine belge gönderdiğinde, onun mobil imza aboneliğini ödemez; imzacı aynı mobil imzayla farklı kurumlardan gelen belgeleri imzalayabilir. Mobil imzanın nasıl alındığını mobil imza nasıl alınır yazısında anlattık.

Platform fiyatları nasıl kurgulanır?

Gönderen taraf için en değişken kalem platform ücretidir. Yaygın üç model vardır:

1. Kullanıcı başına. Belgeyi gönderen her çalışan için aylık ücret. Az gönderici, çok belge olan kurumlara uygundur.
2. Belge ya da işlem başına. Her gönderim ya da her imza için ücret. Hacmi dalgalı kurumlara uygundur.
3. Paket. Aylık ya da yıllık belirli sayıda işlem. Hacmi öngörülebilir kurumlara uygundur.

Hangi model daha ucuz, kurumun kullanım biçimine bağlıdır. Beş kişilik bir İK ekibi yılda 2.000 belge gönderiyorsa kullanıcı başı model avantajlı olabilir. Elli satış temsilcisi ayda birkaç teklif gönderiyorsa işlem başı model daha mantıklıdır.

Karşılaştırmada nelere bakılmalı?

Fiyat sayfasındaki tutar, bir belgenin baştan sona tamamlanma maliyeti değildir. Karşılaştırma yaparken şu soruları sorun:

• Zaman damgası fiyata dahil mi, yoksa her imzada ayrıca mı ücretlendiriliyor?
• SMS ile doğrulama ve bildirim dahil mi? Ayda kaç SMS?
• Bir belgeyi beş kişi imzalarsa bir işlem mi sayılıyor, beş işlem mi?
• Delil paketi ya da işlem raporu her belgede var mı?
• Uzun süreli doğrulama (LTV) bilgileri imzaya ekleniyor mu?
• Kullanılmayan paket hakları ne zaman sona eriyor?
• Alıcının hesap açması gerekiyor mu? Gerekiyorsa imza oranı düşer, belge başına maliyet artar.

Son soru gözden kaçar ama önemlidir. Alıcının üye olması, şifre belirlemesi ya da program kurması gereken akışlarda belgelerin bir kısmı hiç imzalanmaz ve yeniden gönderilir. Bu da maliyete eklenir.

Gizli maliyet: kâğıdın kendisi

Elektronik imzanın maliyetini kâğıt süreçle karşılaştırırken kâğıdın görünmeyen kalemlerini de hesaba katmak gerekir: baskı, kargo, arşiv alanı, taranma, kaybolan belgenin yeniden imzalatılması ve en çok da beklemeyle geçen süre. Bu kalemler kurumdan kuruma değişir ve her kurumun kendi süreçlerini ölçmesi gerekir. Sözleşme sürecinin nerede uzadığını şirketlerde sözleşme imza süreci neden uzar yazısında anlattık.

Doğru yöntem seçimi maliyeti düşürür

Her belge için güvenli elektronik imza kullanmak gerekmez. Yazılı şekil aranmayan belgeler, örneğin politika onayları, teslim tutanakları ve sipariş onayları, kodla doğrulanmış onayla alınabilir. Bu belgelerde imzacının nitelikli sertifikası gerekmez. Yöntemleri ve hangi belgede hangisinin yeteceğini e-imza, mobil imza ve basit elektronik imza yazısında karşılaştırdık.

yepp'te fiyat

yepp'te birim kontördür: her onay ya da imza 1 kontör. Yöntem fark etmez; SMS koduyla onay, kimlik kartı ya da pasaportla onay ve güvenli e-imza aynı birimle sayılır. Delil paketi, zaman damgası, uzun süreli doğrulama ve belgede doğrulama kodu her işlemde dahildir. Alıcının üye olması gerekmez.

Bireysel paketler KDV dahil 10 kontör 149 TL, 50 kontör 599 TL ve 200 kontör 1.990 TL'dir; kontörler 12 ay geçerlidir. Kurumlar için aylık planlar kullanıcı, aylık kontör ve dahil SMS sayısına göre ayrılır. Güncel planlar ve karşılaştırma tablosu için fiyatlandırma sayfasına bakabilirsiniz.