Belge doğrulama kodu ve QR nasıl çalışır?

Bir bankaya kredi başvurusu için çalışma belgesi sundunuz. Banka memuru belgeyi eline alıyor ve köşedeki QR'ı telefonuyla okutuyor. Ekranda belgenin hangi şirket tarafından, ne zaman onaylandığı görünüyor. Memur bilgileri elindeki belgeyle karşılaştırıyor; uyuşuyor. Doğrulama kodu ve QR, kâğıt ile elektronik asıl arasındaki köprüdür.

Doğrulama kodu nedir?

Doğrulama kodu, elektronik ortamda imzalanan ya da onaylanan bir belgenin üzerine basılan ve yalnızca o belgeye ait olan bir koddur. Kod, belgenin imza ya da onay kaydına götüren bir anahtar işlevi görür. QR ise aynı kodu ve doğrulama adresini telefon kamerasıyla okunabilir hale getirir.

Kod rastgele ve tahmin edilmesi zor üretilir. Böylece başka belgelerin kodları denenerek bulunamaz.

Doğrulama nasıl yapılır?

1. Belgenin üzerindeki kodu bulun. Genellikle her sayfanın kenarında ya da son sayfada durur.
2. Kodu belgede yazan doğrulama adresine yazın ya da QR'ı telefonunuzla okutun.
3. Ekranda belgenin durumu görünür: imzalandı, onaylandı, reddedildi ya da iptal edildi.
4. Elinizde elektronik dosya varsa onu seçerek kayıttaki sürümle birebir aynı olup olmadığını kontrol edin.
5. Kurum belge görüntülemeye izin veriyorsa gösterilen asıl belgeyi elinizdeki çıktıyla karşılaştırın.

Dördüncü ve beşinci adım en önemlisidir. "Geçerli" yazısı, kodun gerçek bir belgeye ait olduğunu gösterir. Elinizdeki kopyanın o belge olduğunu ise karşılaştırma gösterir.

Doğrulama kodu sahteciliği nasıl önler?

Kâğıt belgede sahtecilik genellikle iki yolla yapılır: belge baştan sahte düzenlenir ya da gerçek bir belgenin içeriği değiştirilir. Doğrulama kodu ikisine de karşı bir kontrol sağlar.

Elektronik dosyada değişiklik yapıldığında bunu ortaya çıkaran, belgenin özetidir. 5070 sayılı Kanun'un 4. maddesi güvenli elektronik imzanın belgede sonradan değişiklik yapılıp yapılmadığını tespit etmeye imkân vermesini ister; doğrulama sayfasına dosya yüklemek aynı mantıkla çalışır. Belgeye sahtecilik riskini elektronik imzada sahtecilik riski yazısında ayrıca ele aldık.

Kodda kişisel veri olur mu?

Olmamalı. Kodun kendisi kişisel veri taşımamalı; T.C. kimlik numarası, telefon numarası ya da ad gibi bilgiler koda gömülmez. Kod yalnızca kayda götürür.

Doğrulama sayfasında neyin gösterileceği ise ayrı bir karardır. KVKK'nın 4. maddesi kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasını ister. Belgenin içeriği kişisel veri yoğunsa, doğrulama sayfası yalnızca belgenin geçerli olduğunu ve imza bilgisini gösterebilir; içeriği ise yalnızca belgenin elektronik kopyasını yükleyen kişiye karşılaştırma sonucu olarak verir.

Hangi belgelerde kod basılmalı?

Doğrulama kodu en çok, belgenin elektronik ortam dışında da dolaşacağı durumlarda işe yarar:

• çalışma belgesi, bonservis gibi üçüncü kişilere sunulan belgeler,
• tedarikçi ve müşteriye verilen tutanaklar,
• kodla onaylanmış ve çıktısı alınabilecek formlar,
• kimlik doğrulamasıyla onaylanmış sözleşmeler.

Güvenli elektronik imzalı belgelerde imzanın kendisi doğrulanabilir; kod burada ek bir kolaylık sağlar. Kodla verilen onaylarda ve kimlik doğrulamalı onaylarda ise kod, belgenin arkasındaki kayda ulaşmanın ana yoludur. Çıktının hukuki durumunu e-imzalı belgenin çıktısı geçerli mi yazısında anlattık.

Kodu belgenin neresine basmalı?

Doğrulama kodu ve QR genellikle her sayfanın alt kenarına ya da son sayfaya basılır. Her sayfaya basılması, sayfaları ayrılmış bir çıktının da doğrulanabilmesini sağlar. Kodun belge metninin üzerine binmemesi ve yazdırıldığında okunabilecek büyüklükte olması gerekir. Kodun yanına kısa bir doğrulama adresi yazmak, QR okutamayan kişinin kodu elle girmesine imkân verir.

yepp'te doğrulama kodu

yepp'te belgeye "DOĞRULAMA KODU", QR ve yepp.tr/vfn adresi basılır. Kodla onay ve kimlik doğrulamalı onaylarda bu basım zorunludur; e-imzalı belgelerde isteğe bağlıdır. T.C. kimlik numarası belgeye basılmaz.

Kodu yazan kişi gönderen kurumu, belgenin durumunu, gönderim ve tamamlanma tarihini, kullanılan yöntemi, maskelenmiş taraf adlarını ve nitelikli imzaları görür. Elindeki PDF'i seçerse sayfa dosyanın özetini kayıttaki sürümlerle tarayıcıda karşılaştırır; dosya sunucuya gönderilmez. Kurum ayarında varsayılan "yalnız belge doğrulama"dır ve bu kipte belgenin başlığı ve içeriği gösterilmez. Kurum isterse "belge görüntüleme" kipini açabilir; o zaman tamamlanmış belge, ziyaretçi kişisel veri uyarısını onayladıktan sonra açılır. Her belgenin arkasındaki bütün kayıtlar zaman damgalı delil paketinde saklanır.