E-imzalı belgenin çıktısı geçerli mi? Asıl hangisi?

Muhasebe birimi e-imzalı bir sözleşmenin çıktısını alıp klasöre koydu, elektronik dosyayı ise "artık gerek yok" diye bilgisayardan sildi. İki yıl sonra karşı taraf sözleşmedeki bir maddeye itiraz ediyor ve çıktının sonradan değiştirildiğini iddia ediyor. Elinizde imzanın doğrulanabileceği bir dosya yok. Bu durum, e-imzalı belgelerle ilgili en sık yapılan hatanın sonucudur.

E-imzalı belgenin aslı hangisi?

Elektronik dosyanın kendisi. Güvenli elektronik imza, 5070 sayılı Kanun'un 3. ve 4. maddelerinde tarif edildiği gibi, elektronik veriye eklenen ya da onunla mantıksal bağlantısı olan bir elektronik veridir. İmza dosyanın içinde, belgenin içeriğinden çıkarılan özete bağlı olarak durur.

Belge kâğıda basıldığında bu bağ kopar. Çıktıda imzanın görünen bir bloğu olabilir: imzacının adı, imza tarihi, belki bir logo. Ama bu blok bir resimdir. İmzanın kime ait olduğunu ve belgenin değişip değişmediğini çıktıdan doğrulamak mümkün değildir.

Çıktı ne işe yarar?

Çıktının yasal bir işlevi yoktur, ama pratik işlevleri vardır:

• toplantıda belgeyi birlikte okumak,
• elektronik belgeyle çalışmayan bir kişiye içeriği göstermek,
• fiziksel dosyalarda belgenin varlığını belirtmek.

Bunların hepsi okuma kolaylığıdır. Hukuki sonuç doğuran belge yine elektronik dosyadır.

Çıktı hangi durumda yetmez?

Karşı taraf imzaya ya da içeriğe itiraz ettiğinde. Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 205. maddesine göre güvenli elektronik imzalı belgeler senet hükmündedir ve hâkim, belgenin güvenli elektronik imzayla oluşturulup oluşturulmadığını kendiliğinden inceler. Bu inceleme ancak elektronik dosya üzerinde yapılabilir. Çıktı sunulduğunda inceleme yapılamaz ve belgenin senet niteliği tartışmalı hale gelir.

Elektronik belgenin mahkemeye nasıl sunulacağını elektronik belge mahkemeye nasıl sunulur yazısında anlattık.

Çıktıdan elektronik asla nasıl ulaşılır?

Bazı platformlar e-imzalı belgenin her sayfasına ya da son sayfasına bir doğrulama kodu ve QR basar. Çıktıyı eline alan kişi kodu bir doğrulama sayfasına yazarak ya da QR'ı okutarak:

1. belgenin elektronik aslına ulaşır,
2. imzanın geçerli olup olmadığını görür,
3. elindeki çıktının asılla aynı olup olmadığını karşılaştırır.

Bu yapı, çıktı ile elektronik asıl arasında bir köprü kurar. Çıktı yine imzayı taşımaz, ama aslına götürür. Doğrulama kodunun nasıl çalıştığını belge doğrulama kodu ve QR yazısında anlattık.

Taranmış belge ile e-imzalı belge karıştırılmasın

Islak imzalı bir belgeyi tarayıp PDF yapmak, belgeyi e-imzalı yapmaz. Bu yönün tersi de geçerlidir: e-imzalı bir belgenin çıktısını alıp tekrar taramak, elektronik imzayı geri getirmez. İkisi de görüntüdür.

E-imzalı belgeler nasıl saklanmalı?

1. Elektronik dosyayı asıl kabul edin. Çıktı alınsa da dosya silinmez.
2. Dosyayı değiştirmeyin. PDF düzenleme programlarında açıp yeniden kaydetmek, imzanın "belge değiştirildi" uyarısı vermesine yol açabilir.
3. Doğrulama bilgileriyle saklayın. Zaman damgası ve doğrulama bilgileri belgeye gömülüyse, sertifika süresi dolsa da imza doğrulanabilir.
4. İşlem kaydını yanında tutun. Belgenin kimlere gönderildiği ve ne zaman imzalandığı bilgisi, uyuşmazlıkta bağlamı kurar.
5. Saklama süresine uyun. Ticari belgelerde süre genellikle on yıldır.

Süreleri imzalanan belgeler ne kadar saklanmalı yazısında tabloyla anlattık.

Karşı taraf çıktıyı kabul etmezse

Karşı taraf yalnızca çıktıya dayanılmasına itiraz ederse, elektronik aslı sunmak gerekir. Bu yüzden imzalı PDF'i ilk günden düzenli bir arşivde tutmak önemlidir. Dosya adını belge türü, karşı taraf ve tarihle anlaşılır şekilde koymak, yıllar sonra aranan belgeyi birkaç dakikada bulmayı sağlar. Arşivi tek bir kişinin bilgisayarında değil, kurumun yedeklenen ortamında saklayın.

yepp'te çıktı ve asıl

yepp'te imzalanan her belgenin üzerinde bir doğrulama kodu ve QR bulunur. Çıktıyı eline alan herkes kodu yepp.tr/vfn adresine yazarak ya da QR'ı okutarak belgenin kaydına ulaşır: gönderen kurum, durum, tarihler, yöntem ve nitelikli imzalar görünür. Elektronik kopyası olan kişi dosyayı seçerek asılla aynı olup olmadığını karşılaştırabilir. Elektronik asıl, imza revizyonları ve işlem kayıtları birlikte delil paketinde saklanır.

Paketi indirip kendi arşivinizde tutabilirsiniz; paket yepp'e bağlanmadan bağımsız bir araçla doğrulanabilir. Böylece çıktı kaybolsa da asıl ve kanıtları elinizde kalır.