Çalışan politika onayı nasıl alınır ve nasıl ispat edilir?

Bir çalışan şirket bilgisayarından müşteri listesini kişisel e-postasına gönderdi. Bilgi güvenliği politikası bunu açıkça yasaklıyor. Disiplin süreci başladığında çalışan "bu politikayı hiç görmedim" diyor. Politika ortak klasörde duruyor, ama çalışanın onu okuduğunu gösteren bir kayıt yok. Politika onayının amacı tam olarak bu anı karşılamaktır.

Politika onayı için kanun bir şekil arıyor mu?

Genel olarak hayır. Etik kurallar, bilgi güvenliği politikası, kılık kıyafet kuralları ya da sosyal medya kullanım ilkeleri gibi metinlerin çalışana tebliği için kanunda belirli bir şekil yoktur. Amaç, tebliğin ve okumanın ispat edilebilmesidir.

Bunun bir önemli istisnası vardır. Politika, iş sözleşmesinin eki niteliğindeyse ve çalışma koşullarını çalışan aleyhine esaslı biçimde değiştiriyorsa, İş Kanunu'nun 22. maddesi uygulanır: değişiklik çalışana yazılı bildirilmeli ve çalışan altı iş günü içinde yazılı olarak kabul etmelidir. Bu durumda okundu onayı yetmez, güvenli elektronik imza gerekir. Ayrıntısını çalışma koşullarında değişiklik yazısında anlattık.

Elektronik okundu onayı neyi ispat eder?

Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 199. maddesi elektronik verileri belge sayar. Doğru kurulmuş bir onay kaydı dört şeyi gösterir:

1. Hangi metin. Onaylanan politikanın sürümü ve belgenin kriptografik özeti.
2. Kime. Kodun gittiği telefon numarası ya da e-posta adresi, yani onayı veren kişi.
3. Ne zaman. Davetin gönderildiği, belgenin açıldığı ve onaylandığı an.
4. Ne dedi. Çalışanın ekranda gördüğü kabul cümlesi.

"Okudum, anladım ve kabul ediyorum" gibi bir cümle, çalışanın yalnızca belgeyi açmadığını, içeriği kabul ettiğini de gösterir.

Hangi politika için hangi yöntem?

Çalışan aydınlatma metni ayrı bir konudur. KVKK'nın 10. maddesindeki aydınlatma yükümlülüğü çalışanın onayına bağlı değildir, ama yerine getirildiğini işverenin ispat etmesi gerekir. Konuyu aydınlatma metni okundu bilgisi yazısında ele aldık.

Politika onay süreci nasıl kurulur?

1. Sürüm verin. Her politikaya sürüm numarası ve yürürlük tarihi yazın. Eski sürümü silmeyin, arşivleyin.
2. Kime gideceğini belirleyin. Her politika her çalışanı ilgilendirmez. Depo talimatı ofis çalışanına, satış prim yönetmeliği muhasebeye gitmeyebilir.
3. Kişiye özel gönderin. Toplu e-posta yerine her çalışana kendi bağlantısını gönderin.
4. Kabul cümlesini net yazın. "Okudum ve anladım" ile "kabul ediyorum" farklıdır; hangisini istediğinizi baştan belirleyin.
5. Takip edin. Kimin onayladığını, kimin beklediğini görün; bekleyenlere hatırlatma gönderin.
6. Saklayın. Onay kaydını politikanın o sürümüyle birlikte saklayın.

Yeni işe başlayan çalışanlar için politikaları işe giriş evrakıyla birlikte tek gönderimde toplamak, ilk günü sadeleştirir. Sürüm takibini politika ve prosedür sürüm yönetimi yazısında ayrıca anlattık.

Uzaktan çalışanlarda politika onayı nasıl yönetilir?

Uzaktan ya da sahada çalışan personelde kâğıt üzerinde imza toplamak neredeyse imkânsızdır. Satış temsilcisi haftada bir ofise uğrar, şoför merkeze ayda bir gelir. Elektronik onayda çalışanın nerede olduğu önemli değildir; bağlantı telefonuna gider ve onay birkaç dakikada tamamlanır.

Burada dikkat edilecek nokta, onayın çalışanın kişisel telefonuna mı yoksa işyeri hattına mı gittiğidir. İki durumda da kodun gittiği numara kayıt altına alınır. Çalışanın numarası değişmişse gönderimden önce güncellenmesi, onayın doğru kişiye ait olduğunu gösterir. Ayrılan çalışanların numaralarının listeden çıkarılması da unutulmamalıdır.

yepp ile politika onayı

yepp'te politikayı PDF olarak yükler, çalışan listesini Excel ile seçer ve gönderirsiniz. Her çalışan kendi bağlantısını açar, SMS ya da e-posta koduyla doğrulanır, belgeyi okur ve onaylar. Kabul cümlesi varsayılan olarak "Belgeyi okudum, inceledim ve kabul ediyorum." şeklindedir ve gönderim ayarından değiştirilebilir.

Panelde onay durumunu çalışan bazında görürsünüz; bekleyenlere hatırlatma kendiliğinden gider. Her onayın arkasında belgenin özeti, kabul metni ve zaman bilgisi delil paketinde saklanır. Ayrıntılar için doğrulanmış onay sayfasına bakabilirsiniz.