Politika ve prosedür sürüm yönetimi nasıl yapılır?

İç denetçi bir soru soruyor: "Mart ayında ihlal yapan çalışan, bilgi güvenliği politikasının hangi sürümünü onaylamıştı?" Ortak klasörde "politika_son.pdf", "politika_son_v2.pdf" ve "politika_GUNCEL.pdf" adlı üç dosya var. Hangisinin mart ayında yürürlükte olduğunu kimse kesin bilmiyor. Sürüm yönetimi bu soruya tek cümleyle cevap verebilmek içindir.

Sürüm yönetimi neden gerekli?

Çünkü bir politikanın bağlayıcılığı, hangi metnin kime ne zaman tebliğ edildiğine bağlıdır. Disiplin süreçlerinde, iş kazası incelemelerinde, KVKK şikâyetlerinde ve denetimlerde ilk sorulan şey budur. Metnin bugünkü hali değil, olay tarihindeki hali önemlidir.

Bazı durumlarda kanun da sürümler arasında ayrım yapmayı zorunlu kılar. Aydınlatma Tebliği'nin 5. maddesine göre veri işleme amacı değiştiğinde yeni amaç için aydınlatma ayrıca yapılmalıdır. İş Kanunu'nun 22. maddesine göre çalışma koşullarını esaslı biçimde değiştiren bir düzenleme yazılı bildirim ve yazılı kabul gerektirir. İki durumda da eski ve yeni metni ayırt edebilmek şarttır.

Sürüm numarası nasıl verilir?

Basit bir kural yeterlidir:

Her sürümün ilk sayfasında sürüm numarası, yürürlük tarihi ve bir önceki sürümden farkları kısa bir listeyle yazılmalıdır. Dosya adında "son" ya da "güncel" kelimesi kullanılmamalıdır; bugün güncel olan yarın eskidir.

Sürüm değişince ne yapılmalı?

1. Değişikliği sınıflandırın. Ana sürüm mü, ara sürüm mü?
2. Etkilenen kişileri belirleyin. Politika tüm çalışanları mı, bir birimi mi ilgilendiriyor?
3. Yürürlük tarihini belirleyin. Esaslı değişiklik geçmişe etkili olamaz; yeni kurallar ileri tarihten başlar.
4. Yeni sürümü tebliğ edin. Ana sürümde kişiye özel gönderim ve onay, ara sürümde bilgilendirme.
5. Onay durumunu takip edin. Kimin onayladığını, kimin beklediğini görün.
6. Eski sürümü arşivleyin. Silmeyin; "yürürlükten kalktı" notuyla ve tarihiyle saklayın.

Onayın nasıl alınacağını çalışan politika onayı nasıl alınır yazısında adım adım anlattık.

Hangi belgeler sürüm yönetimine girmeli?

Kurumların çoğunda sürüm takibi gereken belge sayısı sanıldığından fazladır:

• etik kurallar ve davranış ilkeleri,
• bilgi güvenliği ve kabul edilebilir kullanım politikası,
• çalışan ve müşteri aydınlatma metinleri,
• iş sağlığı ve güvenliği talimatları,
• disiplin yönetmeliği ve personel yönetmeliği,
• satış, iade ve fiyatlandırma prosedürleri,
• tedarikçi davranış kuralları.

Bunların her biri ayrı bir sahip (birim ya da kişi) ve ayrı bir gözden geçirme takvimi gerektirir. Yılda en az bir kez gözden geçirme yapmak, mevzuat değişikliklerinin politikaya yansımasını sağlar.

Sürüm ile onay kaydı nasıl eşleşir?

Bir onay kaydı yalnızca "Ahmet politikayı onayladı" demez; "Ahmet bilgi güvenliği politikasının 3.0 sürümünü 14 Mart 2026'da onayladı" der. Bunu güvenilir biçimde söylemenin yolu, onayın belgenin kendisine bağlanmasıdır. Belgenin kriptografik özeti onay kaydına yazılırsa, hangi dosyanın onaylandığı sonradan tartışılmaz; dosyada tek karakter değişse özet de değişir.

Bu bağ, iç denetim ve dış denetimde aynı şekilde işe yarar. Denetçi, bir çalışanın onay kaydındaki özeti arşivdeki dosyanın özetiyle karşılaştırarak doğru sürümü bulur.

Sürüm yönetiminde sık yapılan hatalar nelerdir?

• Aynı dosya adının üzerine yazmak. Ortak klasördeki "politika.pdf" dosyası güncellendiğinde eski metin kaybolur. Her sürüm ayrı dosya olmalıdır.
• Yürürlük tarihini yazmamak. Metnin ne zaman hazırlandığı ile ne zamandan itibaren uygulandığı farklı tarihler olabilir. İkisi de belgede görünmelidir.
• Yeniden onayı unutmak. Ana sürüm yayımlanıp yalnızca intranete konulursa çalışanların yeni kurallardan haberdar olduğu gösterilemez.
• Birden fazla "güncel" sürüm. Farklı birimlerin farklı kopyaları kullanması, hangi kuralın geçerli olduğunu belirsizleştirir. Tek bir yayın yeri belirleyin.

Bu hataların hepsi küçük görünür, ama bir disiplin dosyasında ya da denetim raporunda ilk bulgu olarak karşınıza çıkar.

yepp ile sürümlü onay

yepp'te her politika sürümü ayrı bir PDF olarak gönderilir ve onay, o PDF'in SHA-256 özetiyle birlikte kaydedilir. Böylece kimin hangi sürümü onayladığı delil paketinden gösterilir. Yeni sürüm çıktığında etkilenen çalışan listesini Excel ile yükleyip yeniden onay isteyebilir, bekleyenlere kendiliğinden hatırlatma gönderebilirsiniz.

Kabul cümlesi de sürümüyle birlikte saklanır; çalışanın o an ekranda ne gördüğü sonradan tartışılmaz. Ayrıntılar için doğrulanmış onay sayfasına bakabilirsiniz.