Dijital zimmet tutanağı nasıl hazırlanır ve onaylatılır?

Yeni gelen çalışana dizüstü bilgisayar, telefon ve kapı kartı verildi. Zimmet tutanağı bir kâğıda yazıldı, imzalandı ve bir klasöre kondu. İki yıl sonra çalışan ayrılırken telefon yok, bilgisayarın ekranı kırık. Klasördeki tutanak da bulunamıyor. Zimmet kayıtlarını elektronik ortamda tutmak, bu tabloyu değiştirir.

Zimmet tutanağı hukuken ne işe yarar?

Zimmet tutanağı, işverene ait bir eşyanın çalışana teslim edildiğini ve çalışanın bunu kabul ettiğini gösteren bir ispat belgesidir. Türk Borçlar Kanunu'nun 396. maddesi, işçinin işverene ait makineleri, araç ve gereçleri, teknik sistemleri, tesisleri ve taşıtları usulüne uygun kullanmakla ve kendisine teslim edilen malzemeye özen göstermekle yükümlü olduğunu söyler. Bu yükümlülüğün hangi eşya için doğduğunu gösteren belge zimmet tutanağıdır.

Kanun zimmet tutanağı için bir şekil öngörmez. TBK'nın 12. maddesindeki şekil serbestisi burada da geçerlidir. Önemli olan teslimin ve kabulün sonradan ispat edilebilmesidir.

Elektronik zimmet tutanağı geçerli mi?

Geçerlidir. Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 199. maddesi elektronik ortamdaki verileri belge sayar. Çalışanın kimliği doğrulanarak onaylanan elektronik bir tutanak, teslimin ve kabulün delilidir.

İspat gücünü artıran şey, onayın arkasındaki kayıtlardır:

• tutanağın hangi metinle onaylandığı (belgenin özeti),
• onayın kim tarafından verildiği (kodun gittiği telefon ya da e-posta),
• onayın ne zaman verildiği,
• tutanağın sonradan değiştirilmediği.

Kodla verilen onayın delil değerini SMS kodu ile onay delil olarak geçerli mi yazısında ayrıntılı anlattık.

Zimmet tutanağında neler bulunmalı?

Seri numarası en çok atlanan alandır. "Bir adet bilgisayar" yazan tutanak, iadede hangi bilgisayarın verildiği tartışmasını çözmez.

Zimmet nasıl onaylatılır?

1. Eşya teslim edilmeden önce tutanak şablondan doldurulur.
2. Teslim sırasında eşyanın fotoğrafı çekilip tutanağa eklenir.
3. Tutanak çalışanın telefonuna gönderilir. Çalışan belgeyi açar, eşyayı kontrol eder ve kodla onaylar.
4. Onaylanan tutanak çalışanın dosyasına ve demirbaş kaydına bağlanır.

Teslim sahada, depoda ya da uzaktan çalışan bir personele kargoyla yapılıyorsa onay da aynı yoldan alınır; kâğıdın merkeze dönmesi beklenmez.

Ayrılışta zimmet iadesi nasıl kayda geçer?

İade, en az teslim kadar önemlidir. Ayrılış sürecinde her zimmetli eşya için bir iade tutanağı hazırlanır. İade tutanağında eşyanın teslim alındığı tarih, durumu ve varsa eksik ya da hasarlı parçalar yazılır. Tutanağı hem çalışan hem teslim alan yetkili onaylar.

Eksik ya da hasarlı eşya varsa bunu tutanağa yazmak, sonradan doğabilecek talepler için dayanaktır. Ama tutanak tek başına ücretten kesinti yapılmasına izin vermez; işçinin sorumluluğu kusura ve zarara göre ayrıca değerlendirilir.

Ayrılış evrakının diğer adımlarından biri olan ibranameyi ibraname e-imza ile imzalanabilir mi yazısında ele aldık.

Zimmet kayıtları ne kadar süre saklanmalı?

Zimmet tutanağı, eşya çalışanda kaldığı sürece ve iadeden sonra doğabilecek talepler için saklanmalıdır. Kayıp ya da hasar nedeniyle bir talep doğarsa zamanaşımı süreleri işlemeye başlar; bu yüzden tutanakların iade tarihinden sonra da bir süre arşivde tutulması gerekir. Belgeler çalışanın kişisel verisini içerdiği için saklama süresi dolduğunda silinmeli ve silme kayıt altına alınmalıdır.

Pratik bir yaklaşım, zimmet tutanaklarını çalışanın özlük dosyasıyla aynı saklama politikasına bağlamaktır. Böylece çalışan ayrıldığında bütün kayıtlar aynı kurala göre saklanır ve silinir. Süreleri imzalanan belgeler ne kadar saklanmalı yazısında ele aldık.

yepp ile dijital zimmet

yepp'te zimmet ve iade tutanaklarını şablon olarak hazırlarsınız. Eşya bilgileri gönderim sırasında doldurulur, fotoğraflar belgeye eklenir. Çalışan bağlantıyı telefonunda açar ve SMS koduyla onaylar; üye olması ya da uygulama dışında bir şey kurması gerekmez.

Toplu cihaz dağıtımında çalışan listesini Excel ile yükleyip her çalışana kendi tutanağını gönderebilirsiniz. Onaylanan her tutanak belgenin özeti, onay zamanı ve doğrulama yöntemiyle birlikte delil paketinde saklanır. İK ekiplerinin diğer akışları için insan kaynakları çözümü sayfasına bakabilirsiniz.