PDF belge nasıl e-imzalanır? PAdES nedir?

"Sözleşmeyi e-imzalı PDF olarak gönderin" isteğiyle karşılaşan pek çok kişi, imzasının fotoğrafını PDF'e yapıştırıp gönderiyor. Bu belge ilk bakışta imzalı görünür, ama hukuken e-imzalı değildir. Gerçek bir e-imzalı PDF'in nasıl oluştuğunu bilmek, hem gönderen hem alan için önemli.

E-imzalı PDF ile imza görseli arasındaki fark nedir?

İmza görseli bir resimdir. Herkes kopyalayabilir, başka bir belgeye yapıştırabilir. Görsel eklendikten sonra belgenin metni değiştirilse bile bu fark edilmez.

Güvenli elektronik imza ise matematiksel bir işlemdir. İmza atılırken belgenin içeriğinden bir özet çıkarılır ve bu özet, imza sahibinin nitelikli sertifikasına ait gizli anahtarla imzalanır. Sonuç, yalnızca o belgeye ve yalnızca o kişiye ait bir imzadır. 5070 sayılı Kanun'un 4. maddesi güvenli elektronik imzadan tam olarak bunu ister: imza sahibinin kimliğini belirlemeli ve belgede sonradan değişiklik yapılıp yapılmadığını ortaya çıkarmalıdır.

PAdES nedir?

PAdES, "PDF Advanced Electronic Signatures" ifadesinin kısaltmasıdır. Elektronik imzanın PDF dosyasının içine nasıl yerleştirileceğini tanımlayan bir Avrupa standardıdır. PAdES ile imzalanan belge PDF olarak kalır; ayrı bir imza dosyası ya da özel bir görüntüleyici gerekmez.

Bir PAdES imzası şunları taşır:

• imzacının nitelikli sertifikası,
• belgenin imza anındaki özetine bağlı imza değeri,
• isteğe bağlı olarak zaman damgası,
• isteğe bağlı olarak sertifikanın imza anında geçerli olduğunu gösteren doğrulama bilgileri.

PAdES seviyeleri neyi değiştirir?

PAdES'in birkaç seviyesi vardır. Seviye yükseldikçe imza, zamana karşı daha dayanıklı hale gelir.

Uzun süre saklanacak sözleşmelerde en az B-LT seviyesi tercih edilir. Böylece imzacının sertifikasının süresi yıllar sonra dolsa bile, imzanın atıldığı anda geçerli olduğu belgenin kendisinden gösterilebilir. Sertifika süresi konusunu e-imza sertifikasının süresi dolunca ne olur yazısında ayrıca anlattık.

PDF nasıl e-imzalanır?

Bir PDF'i güvenli elektronik imzayla imzalamanın iki yolu vardır.

E-imza kartıyla. Kartınızı bilgisayara takar, bir imza uygulamasında PDF'i açar, imza seçeneğini seçer ve PIN'inizi girersiniz. Uygulama imzayı PAdES biçiminde PDF'e yerleştirir.

Mobil imzayla. Belgeyi bir imza platformunda açar, mobil imza yöntemini seçersiniz. Telefonunuza gelen bildirimde PIN'inizi girdiğinizde imza üretilir ve platform onu PDF'e yerleştirir. Mobil imzanın nasıl alındığını ayrı bir yazıda anlattık.

İki durumda da imzadan önce belgenin son hali olduğundan emin olun. İmzadan sonra yapılan her değişiklik imzayı geçersiz gösterir.

İmzalı PDF nasıl kontrol edilir?

PAdES imzalı bir PDF'i gelişmiş bir PDF okuyucuyla açtığınızda imza panelinde imzacının adını, imza zamanını ve "belge imzadan sonra değiştirilmedi" bilgisini görürsünüz. Okuyucunun Türkiye'deki sertifika sağlayıcılarının kök sertifikalarını tanımaması durumunda "imza geçerliliği bilinmiyor" uyarısı çıkabilir; bu, imzanın geçersiz olduğu anlamına gelmez, yalnızca okuyucunun güven listesinde ilgili kökün bulunmadığını gösterir. En güvenilir kontrol, Türkiye köklerini tanıyan bir doğrulama aracıyla yapılır.

E-imzalı PDF'te en sık yapılan hatalar nelerdir?

• İmzadan sonra belgeyi yeniden kaydetmek. Bazı programlar PDF'i açıp kapatırken dosyayı yeniden yazar. Bu, imzanın "belge değiştirildi" uyarısı vermesine yol açabilir. İmzalı dosyayı kopyalayarak saklayın, düzenleme programında kaydetmeyin.
• Taranmış kâğıdı imzalamak yerine kâğıt çıktısını göndermek. E-imzalı PDF'in çıktısı alınıp taranırsa elektronik imza kaybolur. Karşı tarafa her zaman dosyanın kendisini gönderin.
• Eki ayrı imzalamak. Sözleşmenin ekleri ayrı dosyalardaysa her biri ayrı imzalanmalı ya da imzadan önce tek PDF'te birleştirilmelidir. Aksi halde hangi ekin sözleşmeye ait olduğu tartışılabilir.
• Form alanlarını imzadan sonra doldurmak. Doldurulabilir PDF'lerde tarih, ad gibi alanlar imzadan önce tamamlanmalıdır.

Bu hataların ortak noktası şudur: imza, imza anındaki dosyaya bağlıdır. O andan sonra dosyaya yapılan her işlem, imzanın doğrulanmasını etkileyebilir.

yepp'te PAdES

yepp'te nitelikli e-imzayla imzalanan her belge PAdES biçiminde, zaman damgası ve uzun süreli doğrulama bilgileriyle oluşturulur. Birden çok imzacı aynı PDF'e sırayla imza atar, önceki imzalar korunur. Belgenin üzerindeki doğrulama koduyla herkes yepp.tr/vfn adresinden belgeyi kontrol edebilir. Ayrıntılar nitelikli e-imza sayfasında.