Şirketlerde sözleşme imzası neden haftalar sürüyor ve nasıl kısalır?

Bir tedarik sözleşmesinin hikâyesi çoğu şirkette aşağı yukarı aynıdır. Hukuk birimi metni salı günü bitirir. Satın alma müdürü çarşamba imzalar, genel müdür o hafta seyahattedir. Belge pazartesi imzalanır, kargoya verilir, tedarikçiye perşembe ulaşır. Tedarikçinin yetkilisi izindedir. Islak imzalı nüsha iki hafta sonra döner ve bir dosyaya kaldırılır. Altı ay sonra o dosyayı kimse bulamaz.

Bu tabloda imzanın kendisi beş saniye sürer. Haftalar, imzaya kadar geçen yolda kaybolur.

Gecikme nerede birikiyor?

Gecikme çoğu şirkette aynı beş noktada toplanır.

Kimin imzalayacağı belli değil. Sözleşmeyi kimin imzalayacağı, imza sirkülerine kimin bakacağı, tek imza mı çift imza mı gerektiği son anda sorulur. Belge bu sırada bir masada bekler.

Kâğıt sırayla dolaşır. İki yetkilinin imzası gerekiyorsa belge fiziksel olarak bir odadan ötekine, bir şehirden ötekine gider. Biri yoksa herkes bekler.

Kargo ve tarama. Yazdır, imzala, tara, e-postayla gönder, aslını kargola. Her adım bir gün, bazen bir hafta ekler. Taranmış kopya ile ıslak imzalı asıl arasında hangisinin geçerli olduğu da ayrı bir soru işaretidir.

Bekleyen belgeyi kimse izlemiyor. "Sözleşme ne durumda?" sorusunun cevabı genellikle bir e-posta zincirinde ya da birinin hafızasındadır. Hatırlatma, birinin aklına geldiğinde yapılır.

Arşiv dağınık. İmzalanan belge bir klasöre, eki başka bir klasöre, yazışması bir e-posta kutusuna düşer. Denetim ya da uyuşmazlık anında belgenin tam halini toplamak günler alır.

Önce belge türlerini sınıflandırın

Dijital imzaya geçen şirketlerin en sık yaptığı hata, bütün belgelere tek yöntem uygulamaya çalışmaktır. Her şeye nitelikli imza istemek karşı tarafı yorar; her şeye SMS kodu yetmez.

İşe belge türlerinizi listeleyerek başlayın ve her biri için üç soru sorun:

1. Kanun bu belge için yazılı şekil arıyor mu?
2. Kim imzalıyor ve sıra önemli mi?
3. Belge ne kadar süre saklanacak?

Ortaya şöyle bir tablo çıkar:

Bu tablo bir kez yapılır ve herkesin aynı kuralla çalışmasını sağlar. Yöntemlerin hukuki farkı için e-imza, mobil imza ve basit elektronik imza karşılaştırmasına bakabilirsiniz.

Sırayı ve yetkiyi baştan tanımlayın

Çok imzacılı sözleşmelerde sırayı gönderimden önce belirleyin. Belge önce karşı tarafa mı gidecek, yoksa önce sizin yetkilileriniz mi imzalayacak? Sıra önemli değilse belgeyi herkese aynı anda gönderin; paralel gönderim, en yavaş imzacının bütün süreci kilitlemesini engeller.

Yetkiyi de şablona bağlayın. "Bu tutarın üstündeki tedarik sözleşmelerini iki müdür imzalar" gibi bir kural, her seferinde aynı soruyu yeniden sormaktan kurtarır.

Bekleyişi görünür yapın

İmza süresini kısaltan en etkili şey, bekleyen belgenin herkes tarafından görülmesidir. Gönderen kişi hangi belgenin kimde beklediğini tek ekranda görmeli. Alıcı belgeyi açmadıysa otomatik hatırlatma gitmeli. Davetin bir süresi olmalı; süresi dolan belge sessizce unutulmak yerine gönderene geri düşmeli.

Bunu ölçün. Gönderimden son imzaya kadar geçen süreyi belge türüne göre izlediğinizde darboğazın nerede olduğu ortaya çıkar. Çoğu zaman sorun karşı tarafta değil, iç onay zincirindedir.

İmzalanan belgeyi tek yerde, delille saklayın

İmza bittiğinde iş bitmez. Belgenin imzalı hali, kimin ne zaman hangi yöntemle imzaladığı, hangi cihazdan işlem yapıldığı ve belgenin o anki özeti birlikte saklanmalıdır. Bir uyuşmazlıkta sizden istenecek olan budur. Bu kayıtların zaman damgasıyla mühürlenmesi, sonradan değiştirilmediklerini gösterir.

Karşı tarafı yormayın

Dijital imza projelerinin bir kısmı şirketin içinde değil, karşı tarafta tıkanır. Alıcıdan hesap açmasını, şifre belirlemesini ya da bir program kurmasını istediğiniz her adım imza oranını düşürür. Alıcı bağlantıya tıklamalı, belgeyi okumalı ve imzalamalıdır. Telefondaysa bu işlem bir uygulamada birkaç dokunuşla bitmelidir.

yepp ile bu düzen nasıl kurulur?

yepp'te belge türlerinizi şablon olarak tanımlar, her şablona yöntemi ve imzacı sırasını bağlarsınız. Tek belgeyi birden çok kişinin sırayla imzaladığı ortak imza ve aynı belgenin kişiye özel kopyalarının çok sayıda alıcıya gittiği seri gönderim aynı panelden yapılır. Alıcı listesini Excel'den yükleyebilirsiniz. Bekleyen her belge panelde görünür, hatırlatmalar kendiliğinden gider, alıcının üye olması gerekmez.

İmzalanan her belge, zaman damgalı delil paketiyle birlikte saklanır ve üzerindeki doğrulama koduyla her zaman kontrol edilebilir. Hukuk ekipleri için ayrıntılar hukuk çözümü, satın alma için tedarik çözümü sayfalarında.