Teklif ve sipariş onayı dijital ortamda nasıl alınır?
3 dk okuma
Kısa cevap
Teklif ve sipariş onayı için kanun özel bir şekil aramaz; sözleşme, teklifin süresi içinde kabul edilmesiyle kurulur. Bu yüzden müşteri ya da tedarikçi teklifi kimliği kodla doğrulanmış bir elektronik onayla kabul edebilir. Önemli olan hangi teklifin, hangi fiyat ve koşullarla, ne zaman ve kim tarafından kabul edildiğinin kaydedilmesidir. Tutar yüksekse ya da ilişki uzun süreliyse çerçeve sözleşme güvenli elektronik imzayla imzalanır.
Satış ekibi müşteriye teklif gönderdi, müşteri telefonda "tamam, başlayın" dedi. İş başladı, fatura kesildi ve müşteri "biz o fiyatı kabul etmemiştik" dedi. Teklifin kendisi var, ama kabulün hangi tekliften, ne zaman ve kimden geldiğini gösteren bir kayıt yok. Teklif ve sipariş onayını dijital ortamda doğru almak bu tartışmayı baştan kapatır.
Teklif ve sipariş için kanun şekil arıyor mu?
Hayır. Türk Borçlar Kanunu'nun 1. maddesine göre sözleşme, tarafların iradelerini karşılıklı ve birbirine uygun olarak açıklamalarıyla kurulur. 12. maddeye göre de sözleşmeler, kanunda aksi öngörülmedikçe hiçbir şekle bağlı değildir. Ticari tekliflerin ve siparişlerin büyük çoğunluğu için kanunda özel bir şekil yoktur.
Bu yüzden teklif kabulü elektronik ortamda, kimliği doğrulanmış bir onayla verilebilir. Sözleşme bu onayla kurulur.
Kabul ne zaman sözleşmeyi kurar?
Teklifin türüne göre değişir.
Süreli teklif. TBK'nın 3. maddesine göre kabul için süre belirleyen teklif sahibi, süre bitene kadar teklifiyle bağlıdır. Kabul bu süre içinde ulaşmazsa teklif sahibi bağlılıktan kurtulur. Teklifin üzerine "bu teklif 15 gün geçerlidir" yazmak, hem müşteriye karar süresi tanır hem de eski fiyatla gelen geç kabullere karşı sizi korur.
Hazır olanlar arasında teklif. TBK'nın 4. maddesine göre süre belirtilmeden hazır olan birine yapılan teklif hemen kabul edilmezse teklif sahibi bağlılıktan kurtulur. Telefon ya da bilgisayar gibi araçlarla doğrudan iletişim sırasında yapılan teklif hazır olanlar arasında yapılmış sayılır.
Elektronik onayda kabulün teklif sahibine ulaştığı an kayıt altına alınır. Süreli teklifte bu kayıt, kabulün süre içinde gelip gelmediğini tartışmasız gösterir.
Onay kaydında neler olmalı?
| Bilgi | Neden gerekli |
|---|---|
| Teklifin kendisi ve özeti | Hangi fiyat ve koşulların kabul edildiğini gösterir |
| Teklif numarası ve geçerlilik süresi | Kabulün hangi teklife ait olduğunu ve süre içinde olup olmadığını gösterir |
| Onaylayan kişi ve doğrulama yöntemi | Kabulün kimden geldiğini gösterir |
| Onay zamanı | Sözleşmenin kurulduğu anı gösterir |
| Kabul cümlesi | Alıcının neyi kabul ettiğini gösterir |
Tutar yüksekse ne yapılmalı?
Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 200. maddesine göre değeri her yıl güncellenen belirli bir tutarı aşan işlemler senetle ispat edilir. Kodla verilen onay senet değildir, ama HMK'nın 202. maddesi anlamında delil başlangıcı olabilir ve tanık dinlenmesine imkân verir.
Sık ve yüksek tutarlı sipariş alışverişi olan ilişkilerde daha güçlü bir yapı kurulabilir:
- Taraflar bir çerçeve sözleşmeyi güvenli elektronik imzayla imzalar.
- Çerçeve sözleşmede, siparişlerin kimliği doğrulanmış elektronik onayla kabul edileceği ve bu kayıtların delil olacağı yazılır.
- Sonraki her sipariş kodla onaylanır.
Bu yapının hukuki dayanağını delil sözleşmesi nedir yazısında anlattık.
Satın alma tarafında sipariş onayı
Teklif onayı satış tarafının, sipariş onayı ise satın alma tarafının sorunudur. Satın alma ekibi tedarikçiye sipariş gönderir ve tedarikçinin siparişi fiyat, miktar ve teslim tarihiyle kabul ettiğini kayda geçirmek ister. Tedarikçinin onayı geldiğinde fiyat ve miktar tartışması baştan kapanır; teslimde ise ayrı bir tutanak düzenlenir. Teslim aşamasını teslim tutanağı yazısında ele aldık.
Onay ekranı nasıl tasarlanmalı?
- Teklifin kendisi, değiştirilemez PDF olarak gösterilmeli.
- Tek bir kabul düğmesi ve gerekçe yazılabilen bir red seçeneği olmalı.
- Kabul cümlesi açık olmalı: "Teklifi okudum ve bu koşullarla kabul ediyorum."
- Onaylayan kişiden üye olması, şifre belirlemesi ya da program kurması istenmemeli.
Her ek adım kabul oranını düşürür ve süreci uzatır.
Teklifin geçerlilik süresi nasıl yazılmalı?
Teklifin ne zamana kadar geçerli olduğunu açık bir tarihle yazın: "30 gün" yerine "15 Aralık 2026 saat 17.00'ye kadar" gibi. Böylece kabulün süresinde gelip gelmediği tartışılmaz. Süre geçtikten sonra gelen kabul, TBK'ya göre kural olarak yeni bir teklif sayılır. Fiyatın döviz kuruna bağlı olduğu tekliflerde kısa süre vermek, iki tarafı da beklenmedik kur farkından korur.
yepp ile teklif ve sipariş onayı
yepp'te teklif PDF'ini yükler, müşteriye gönderirsiniz. Müşteri bağlantıyı açar, SMS ya da e-posta koduyla doğrulanır, teklifi görür ve onaylar ya da gerekçesiyle reddeder. Reddederse gerekçesi size hemen ulaşır. Belgenin özeti, kabul metni, doğrulama yöntemi ve zaman bilgisi delil olarak saklanır.
CRM ya da ERP sisteminizden API ile gönderim yaparsanız sonuç webhook ile sisteminize geri yazılır. Ayrıntılar için doğrulanmış onay sayfasına bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Teklif PDF'ini e-postayla gönderip 'onaylıyoruz' cevabı almak yeterli mi?
Sözleşmenin kurulması için yeterli olabilir. Ama ekteki PDF'in sonradan değiştirilip değiştirilmediğini ve cevabı kimin yazdığını göstermek zordur. Belgenin özetine bağlı ve kimliği doğrulanmış bir onay, bu iki soruyu baştan cevaplar.
Teklifin geçerlilik süresi dolduktan sonra gelen onay geçerli mi?
Süreli teklifte kabul süre içinde ulaşmazsa teklif sahibi teklifiyle bağlı olmaktan kurtulur. Süre sonrasında gelen kabul, yeni bir teklif gibi değerlendirilebilir; kabul edip etmemek teklif sahibine kalır.
Müşteri teklifin bir kısmını değiştirerek onaylarsa ne olur?
Değişiklik içeren kabul, genellikle yeni bir teklif sayılır. Bu yüzden onay ekranında yalnızca kabul ya da gerekçeli red seçeneği olmalı; değişiklik isteniyorsa teklif revize edilip yeniden gönderilmelidir.
Kaynaklar
Son güncelleme . Bu yazı genel bilgi verir, hukuki görüş yerine geçmez.