İbraname e-imza ile imzalanabilir mi?

Bir çalışan şirketten ayrıldı, kıdem tazminatı ve son maaşı hesaplandı. İK ekibi "ibranameyi de imzalatalım, sonra konu kapansın" diyor. Çalışan artık başka bir şehirde. İbranameyi e-imza ile göndermek mümkün mü? Mümkün. Ama ibranamenin geçerliliği imza yönteminden çok, kanunun saydığı diğer şartlara bağlıdır ve bu şartların biri bile eksikse belge hiç yokmuş gibi olur.

Kanun ibraname için ne şart koşuyor?

Türk Borçlar Kanunu'nun 420. maddesi, işçinin işverenden alacaklarına ilişkin ibra sözleşmesini sıkı şartlara bağlar. Buna göre ibra sözleşmesi:

1. yazılı olmalıdır,
2. iş sözleşmesinin sona ermesinden itibaren en az bir ay geçtikten sonra yapılmalıdır,
3. ibra konusu alacağın türünü ve miktarını açıkça belirtmelidir,
4. ödemenin hakkın tam karşılığı olarak banka aracılığıyla yapılmış olmasına dayanmalıdır.

Bu şartları taşımayan ibra sözleşmeleri kesin olarak hükümsüzdür. Kanun ayrıca, gerçek miktardan daha düşük ödeme yapılmışsa ibranamenin yalnız ödenen miktar için makbuz hükmünde olacağını öngörür.

E-imza hangi şartı karşılar?

Yalnızca yazılı şekil şartını. Türk Borçlar Kanunu'nun 14. maddesine göre güvenli elektronik imzayla gönderilen ve saklanabilen metin yazılı şekil yerine geçer; 15. madde de güvenli elektronik imzayı el yazısıyla atılan imzayla eşit tutar. 5070 sayılı Kanun'un 5. maddesindeki istisnalar (resmî şekil ve teminat sözleşmeleri) ibra sözleşmesini kapsamaz.

Buradan şu çıkar: çalışan ibranameyi mobil imzası ya da e-imza kartıyla imzalarsa yazılı şekil tamamdır. Ama kalan üç şart, imzanın nasıl atıldığından bağımsız olarak ayrıca karşılanmalıdır.

E-imza bir aylık süre şartında nasıl yardımcı olur?

İbranamenin geçerliliği tarihe bağlıdır. Islak imzalı ibranamelerde sık görülen bir tartışma, belgenin aslında ayrılış günü imzalatılıp sonradan tarih atılmasıdır. Elektronik imzada bu tartışma yaşanmaz, çünkü imza anı bağımsız bir zaman damgasıyla belgelenir. İbraname ayrılıştan bir ay önce imzalatılamaz; imzalatılırsa damga bunu gösterir.

Sık yapılan hatalar

Doğru bir ibraname süreci

1. İş sözleşmesinin sona erdiği tarihi kayda geçirin.
2. Kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, yıllık izin ücreti ve son maaş gibi alacakları kalem kalem hesaplayın.
3. Ödemeyi çalışanın banka hesabına yapın, dekontu saklayın.
4. Sona ermeden en az bir ay geçtikten sonra ibranameyi hazırlayın. Her alacak kaleminin adını ve tutarını, ödemenin tarihini ve banka bilgisini yazın.
5. İbranameyi çalışana güvenli elektronik imzayla imzalanacak şekilde gönderin.
6. İmzalı ibranameyi, dekontla ve işlem kaydıyla birlikte özlük dosyasında saklayın.

Çalışan mobil imzaya sahip değilse ıslak imzalı ibraname de geçerlidir. Ama uzaktaki bir çalışan için mobil imza almak, kargo ile belge gönderip beklemekten genellikle daha hızlıdır. Mobil imzanın nasıl alındığını mobil imza nasıl alınır yazısında anlattık.

İbraname yerine ne kullanılabilir?

Bazı işverenler şartların ağırlığı nedeniyle ibraname almaktan vazgeçip yalnızca ödemenin banka dekontuna ve ayrılış evrakına güvenir. Bu durumda dekont, ödenen tutar için güçlü bir delildir. İbraname ise ek olarak çalışanın başka bir alacağı olmadığını beyan ettiği belgedir. Hangisinin işinize yarayacağını iş hukuku uzmanınızla değerlendirin.

Çalışan ibranameyi imzalamak istemezse ne olur?

İbraname bir sözleşmedir ve çalışan imzalamaya zorlanamaz. İmzalamazsa işveren ödediği tutarları banka dekontlarıyla ispat eder; çalışanın başka bir alacağı olup olmadığı bir uyuşmazlıkta ayrı olarak değerlendirilir. İbranamenin imzalanmaması ödemenin yapıldığı gerçeğini değiştirmez.

Bu yüzden işverenin asıl güvencesi ibraname değil, hesaplamanın doğru yapılması ve ödemenin banka aracılığıyla, noksansız gerçekleştirilmesidir. İbraname bu güvencenin üzerine eklenen ikinci bir katmandır.

yepp ile ibraname

yepp'te ibranameyi şablon olarak hazırlar, alacak kalemlerini ve tutarları gönderim sırasında doldurursunuz. Çalışan bağlantıyı telefonunda açar ve mobil imzasıyla imzalar; üye olması gerekmez. İmza anı zaman damgasıyla belgelenir, böylece bir aylık sürenin dolduğu sonradan tartışılmaz.

İmzalı ibraname, işlem kaydıyla birlikte delil paketinde ve belirlediğiniz saklama süresiyle saklanır. Ayrılış evrakının diğer adımları için insan kaynakları çözümü sayfasına bakabilirsiniz.