Elektronik belge mahkemeye nasıl sunulur?

Bir tedarikçi teslim ettiği malların bedelini istiyor, siz ise sipariş onayındaki miktarın farklı olduğunu söylüyorsunuz. Sipariş elektronik ortamda onaylandı ve elinizde onay kaydı var. Uyuşmazlık mahkemeye taşındığında bu kayıt nasıl sunulacak ve hâkim ona ne kadar değer verecek? Cevap, belgenin türüne ve nasıl saklandığına bağlıdır.

Elektronik belge mahkemede delil olur mu?

Olur. Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nun 199. maddesi belgeyi geniş tanımlar: uyuşmazlık konusu vakıaları ispata elverişli yazılı ya da basılı metin, senet, çizim, fotoğraf, görüntü ya da ses kaydı gibi veriler ile elektronik ortamdaki veriler ve benzeri bilgi taşıyıcıları belgedir.

Bu tanım e-imzalı sözleşmeyi, elektronik onay kaydını, e-postayı, sistem kayıtlarını ve mesajlaşma yazışmalarını kapsar. Ama hepsinin ispat gücü aynı değildir.

Hangi belge ne kadar güçlü?

HMK'nın 205. maddesi güvenli elektronik imzayla oluşturulan elektronik verileri senet hükmünde sayar ve hâkimin, sunulan elektronik belgenin güvenli elektronik imzayla oluşturulup oluşturulmadığını kendiliğinden inceleyeceğini öngörür. Güvenli elektronik imzanın ıslak imzayla eşitliği 5070 sayılı Kanun'un 5. maddesinden gelir.

Senetle ispat zorunluluğu ne demek?

HMK'nın 200. maddesine göre değeri, her yıl güncellenen belirli bir tutarı aşan hukuki işlemlerin senetle ispatı gerekir. Bu sınırın üzerindeki bir alacakta yalnızca tanıkla ispat yapılamaz.

Kodla verilen onay senet değildir. Ama HMK'nın 202. maddesi bir kapı açar: senetle ispatı gereken durumlarda delil başlangıcı varsa tanık dinlenebilir. Delil başlangıcı, iddia edilen işlemi tamamen ispata yetmese de muhtemel gösteren ve karşı tarafça verilmiş ya da gönderilmiş belgedir. Kimliği doğrulanmış bir onay kaydı bu niteliği taşıyabilir. Konuyu SMS kodu ile onay delil olarak geçerli mi yazısında ayrıntılı anlattık.

Elektronik belge nasıl sunulmalı?

1. Aslını sunun. E-imzalı belgenin aslı elektronik dosyadır. Çıktıyı okuma kolaylığı için ekleyin, ama dosyanın kendisini de sunmaya hazır olun.
2. Doğrulama raporunu ekleyin. İmzanın geçerli olduğunu, imzacıyı ve imza zamanını gösteren rapor, hâkimin ve bilirkişinin incelemesini kolaylaştırır.
3. İşlem kayıtlarını birlikte verin. Davetin gönderildiği, belgenin açıldığı ve imzalandığı anları gösteren kayıtlar, belgenin bağlamını kurar.
4. Bütünlüğü koruyun. Dosyayı düzenleme programlarında açıp yeniden kaydetmeyin. Kopyalarken özgün dosyayı değiştirmeyin.
5. Doğrulama yolunu gösterin. Belge bağımsız bir araçla doğrulanabiliyorsa bunun nasıl yapılacağını açıklayın.

Elektronik dosyaların mahkemeye nasıl sunulacağı, dosyanın görüldüğü mahkemenin ve elektronik dosya sisteminin uygulamasına göre değişebilir. Avukatınız belgenin hangi biçimde sunulacağını belirler.

Bilirkişi incelemesi ne zaman gerekir?

Karşı taraf belgenin sahte olduğunu ya da değiştirildiğini ileri sürerse mahkeme teknik inceleme için bilirkişiye başvurabilir. Bilirkişi imzanın sertifika zincirini, iptal durumunu, zaman damgasını ve belgenin bütünlüğünü inceler. Bu adımlar, herkesin yapabileceği doğrulama adımlarıyla aynıdır; e-imzalı belge nasıl doğrulanır yazısında anlattık.

Kodla verilen onaylarda bilirkişi, kayıtların bütünlüğünü ve birbirine bağlı olup olmadığını inceler. Kayıtlar tek bir platformun veritabanında duruyorsa ve sonradan değiştirilip değiştirilmediği gösterilemiyorsa delil zayıflar. Kayıtların zaman damgasıyla mühürlenmesi ve bağımsız araçla doğrulanabilmesi bu zayıflığı giderir.

Uyuşmazlık başlamadan önce ne yapılmalı?

Uyuşmazlık çıktıktan sonra delil toplamak zordur. Belge imzalandığı anda doğru saklanırsa mahkemeye sunmak kolaylaşır:

• imzalı dosyayı ve işlem kaydını birlikte saklayın,
• saklama süresince bütünlüğü koruyun,
• uyuşmazlık ihtimali doğduğunda ilgili belgelerin silinmesini durdurun.

Saklama sürelerini imzalanan belgeler ne kadar saklanmalı yazısında ele aldık.

yepp delil paketi

yepp'te her işlemin kayıtları tek bir delil paketinde toplanır: dondurulmuş PDF ve imza revizyonları, gönderimden imzaya kadar olay zinciri, her alıcının doğrulama yöntemi, ekranda gördüğü kabul metni ve bildirimlerin teslim durumu. Paket zaman damgasıyla mühürlenir ve yepp'e bağlanmadan bağımsız bir araçla doğrulanabilir.

Paketi avukatınıza, bilirkişiye ya da karşı tarafa doğrudan verebilirsiniz. Uyuşmazlık halinde hukuki muhafaza ile ilgili belgelerin silinmesini durdurabilirsiniz. Ayrıntılar için delil paketi sayfasına bakabilirsiniz.