Sigortada uzaktan teklif onayı ve bilgilendirme nasıl kayda alınır?

Bir acente, kasko yenilemesi için müşterisini aradı, teklifi telefonda anlattı. Müşteri "tamam, yapalım" dedi ve poliçe düzenlendi. Hasar sonrasında müşteri, muafiyet tutarından haberi olmadığını söylüyor. Bilgilendirme formu gönderilmiş mi, müşteri onu görmüş mü? Bu soruya cevap verebilecek bir kayıt yoksa ispat yükü sigortacının üzerinde kalır.

Sigortacının bilgilendirme yükümlülüğü nedir?

Türk Ticaret Kanunu'nun 1423. maddesi açıktır: sigortacı ve acentesi, sigorta sözleşmesinin kurulmasından önce, gerekli inceleme süresini de tanıyarak, kurulacak sözleşmeye ilişkin tüm bilgileri, sigortalının haklarını, özel olarak dikkat etmesi gereken hükümleri ve gelişmelere bağlı bildirim yükümlülüklerini sigorta ettirene yazılı olarak bildirir.

Maddenin ikinci fıkrası iki önemli kural koyar. Birincisi, aydınlatma açıklaması verilmemişse ve sigorta ettiren on dört gün içinde itiraz etmemişse sözleşme poliçede yazılı şartlarla kurulmuş olur. İkincisi, aydınlatma açıklamasının verildiğinin ispatı sigortacıya aittir.

Uzaktan satışta bu yükümlülük nasıl karşılanır?

Şubede ya da acentede müşteri formu kâğıt üzerinde imzalar. Telefonla, internetten ya da mesajlaşma üzerinden yapılan satışta ise bilgilendirmenin yazılı olarak verildiğini ve müşteriye ulaştığını göstermek gerekir. Bunun için üç şeyin kaydı tutulur:

1. Ne gönderildi? Bilgilendirme formunun ve teklifin kendisi, değiştirilemez biçimde.
2. Kime gönderildi? Müşterinin kimliğini doğrulayan kanal: SMS kodu ya da e-posta kodu.
3. Ne zaman görüldü ve onaylandı? Formun açıldığı ve teklifin kabul edildiği an.

Kanun "gerekli inceleme süresi" de ister. Formun sözleşmeden makul bir süre önce gönderilmesi ve gönderim ile onay arasındaki sürenin kayıtta görünmesi, bu şartın karşılandığını gösterir.

Teklif onayı ile bilgilendirme ayrı mı olmalı?

Ayrı belgeler olarak sunulması daha temizdir. Bilgilendirme formu müşterinin haklarını ve dikkat etmesi gereken hükümleri anlatır; teklif ise prim, teminat ve muafiyet gibi koşulları içerir. Müşteri önce bilgilendirme formunu görür ve okuduğunu teyit eder, sonra teklifi onaylar.

Sağlık sigortası ya da hayat sigortası gibi ürünlerde sağlık verisi işlenir. Sağlık verisi KVKK'nın 6. maddesine göre özel nitelikli kişisel veridir ve ayrı işleme şartlarına tabidir. Bu verinin toplanmasını teklif onayından ayrı tutmak gerekir. Aydınlatma ile açık rızanın farkını açık rıza ve aydınlatma farkı yazısında anlattık.

Kodla verilen onay yeterli mi?

Sigorta teklifinin kabulü için kanun özel bir şekil aramaz; bilgilendirme yazılı olmalıdır, kabul ise kimliği doğrulanmış bir onayla verilebilir. Kodla verilen onay, onaylayan kişinin teklifin gönderildiği telefonun sahibi olduğunu, hangi belgeyi gördüğünü ve ne zaman onayladığını gösterir. Kodla onayın delil değerini SMS kodu ile onay delil olarak geçerli mi yazısında ele aldık.

Acentelik sözleşmesi, bayi ve iş ortağı sözleşmeleri gibi kurumlar arası sözleşmeler ise güvenli elektronik imzayla imzalanır.

Hasar sürecinde de aynı yol

Uzaktan onay yalnızca satışta değil, hasar sürecinde de işe yarar: hasar ihbar formu, eksper raporunun kabulü ve ibraname. Müşteriyi şubeye çağırmadan bu belgelerin onayı alınır ve dosya eksiksiz kapanır. İbranamenin genel şartları için ibraname e-imza ile imzalanabilir mi yazısı iş ilişkileri bakımından bir fikir verir; sigorta ibranameleri kendi mevzuatına göre ayrıca değerlendirilir.

yepp ile sigortada uzaktan onay

yepp'te bilgilendirme formunu, aydınlatma metnini ve teklifi aynı gönderimde ayrı belgeler olarak müşteriye gönderirsiniz. Müşteri bağlantıyı telefonunda açar, SMS koduyla doğrulanır, her belgeyi ayrı görür ve onaylar. Bütün süreç genellikle bir dakikadan kısa sürer.

Acente kullanıcılarına gönderici rolü verirsiniz; her acente yalnız kendi gönderimlerini görür, merkez tümünü izler. Denetçi rolü belgeleri değiştiremez, yalnızca görüntüler. Her onay belgenin özeti ve zaman bilgisiyle delil paketinde saklanır. Ayrıntılar için sigorta çözümü sayfasına bakabilirsiniz.